3.3 Thực hiện hoàn thành các trạng thái của hóa đơn để hoàn thành nghiệp vụ tạo hóa đơn mới

Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Khi hóa đơn được tạo từ tài khoản Kế toán viên và muốn gửi yêu cầu duyệt hóa đơn đến tài khoản Kế toán trưởng để duyệt thì dùng tài khoản Kế toán viên để đăng nhập vào phần mềm

  • Chọn Nghiệp vụ/Hóa đơn

  • Chọn hóa đơn cần yêu cầu duyệt, chọn biểu tượng “Chưa duyệt” tại cột “Trạng thái duyệt” hoặc chọn biểu tượng /chọn tab Trạng thái duyệt

  • Chọn biểu tượng “Yêu cầu duyệt”, chọn Xác nhận

  • Sau khi chọn Xác nhận, hóa đơn hoàn thành trạng thái yêu cầu duyệt và được liệt kê ở trạng thái Yêu cầu duyệt

Lưu ý: Nếu muốn thu hồi yêu cầu duyệt, chọn biểu tượng “Yêu cầu duyệt”/chọn Thu hồi yêu cầu

Khi tài khoản Kế toán trưởng muốn xác nhận duyệt các yêu cầu duyệt hóa đơn được gửi đến từ tài khoản Kế toán viên thì sử dụng tài khoản Kế toán trưởng để đăng nhập vào phần mềm

Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Chọn Nghiệp vụ/Hóa đơn

  • Chọn hóa đơn cần xác nhận duyệt, chọn biểu tượng “Yêu cầu duyệt” tại cột “Trạng thái duyệt” hoặc chọn biểu tượng /chọn tab Trạng thái duyệt

  • Chọn biểu tượng “Xác nhận duyệt”, sẽ có các trường hợp xảy ra như sau: - Nếu đồng ý xác nhận duyệt chọn Xác nhận, khi đó hóa đơn được liệt kê ở trạng thái Đã duyệt

Nếu không đồng ý xác nhận duyệt thì chọn Hủy bỏ, điền lý do hủy, chọn Hủy yêu cầu, khi đó hóa đơn được liệt kê trạng thái Hủy yêu cầu duyệt

Lưu ý: Nếu muốn thu hồi hủy yêu cầu duyệt, chọn biểu tượng “Hủy duyệt”/chọn Thu hồi yêu cầu

  • Sau khi xác nhận duyệt, chọn biểu tượng “Yêu cầu ký”, chọn Xác nhận

  • Sau khi xác nhận yêu cầu ký, nếu tài khoản Kế toán trưởng được tài khoản Giám đốc ủy quyền ký thì:

Nếu đồng ý ký thì chọn biểu tượng “Xác nhận ký”, chọn Xác nhận

Nếu không đồng ý ký thì chọn biểu tượng “Yêu cầu ký”, chọn Thu hồi yêu cầu khi đó hóa đơn được liệt kê ở trạng thái Đã duyệt

Lưu ý: Nếu trường hợp tài khoản Kế toán trưởng không được tài khoản Giám đốc ủy quyền ký và tài khoản Kế toán trưởng muốn thu hồi hủy yêu cầu ký thì thao tác tương tự như trên

  • Sau khi xác nhận yêu cầu ký, nếu tài khoản Kế toán trưởng không được tài khoản Giám đốc ủy quyền ký và tài khoản Giám đốc muốn xác nhận ký các hóa đơn được yêu cầu ký từ tài khoản Kế toán trưởng thì sử dụng tài khoản Giám đốc để đăng nhập vào phần mềm.

  • Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Chọn Nghiệp vụ/Hóa đơn

  • Chọn hóa đơn cần xác nhận ký, chọn biểu tượng “Yêu cầu ký” tại cột “Trạng thái duyệt” hoặc chọn biểu tượng /chọn tab Trạng thái duyệt

  • Chọn biểu tượng “Xác nhận ký”, sẽ có các trường hợp xảy ra như sau:

Nếu đồng ý ký thì chọn biểu tượng “Xác nhận ký”, chọn Xác nhận

Nếu không đồng ý ký thì chọn biểu tượng “Xác nhận ký”, chọn Hủy bỏ, nhập lý do hủy, sau đó chọn Hủy yêu cầu, khi đó hóa đơn được liệt kê ở trạng thái Hủy yêu cầu ký

Lưu ý: Nếu muốn thu hồi hủy yêu cầu ký, chọn biểu tượng “Hủy ký”/chọn Thu hồi yêu cầu.

  • Sau khi xác nhận ký, sẽ có các trường hợp xảy ra như sau:

Nếu tại thời điểm xác nhận ký, thiết bị tạo hóa đơn mới không kết nối với chữ ký số thì hóa đơn ở trạng thái Đang ký và sẽ được liệt kê ở trạng thái Đang ký

Nếu tại thời điểm xác nhận ký, thiết bị tạo hóa đơn mới đang kết nối với chữ ký số thì phần mềm sẽ ký điện tử trên hóa đơn. Sau khi ký thành công, hóa đơn được liệt kê ở trạng thái Đã ký